Retour sur 2 jours de team building… à distance

Contexte

Crise sanitaire oblige, on tente pour le moment de se rassembler le moins possible. Dès le premier confinement, il y a plus d'un an, l'ensemble de l'équipe a embarqué son matériel, direction le télétravail. Certain·e·s ne sont même quasiment jamais revenus dans les bureaux.

Si le télétravail s'est mis en place assez naturellement, il n'en a pas été de même côté communication interne. En effet, historiquement, le télétravail restait très occasionnel, surtout par goût de travailler proches les un·e·s des autres, de laisser traîner une oreille dans l'open-space pour joindre une conversation technique ou pour partager le repas de midi autour d'une partie de Super Smash Bros Ultimate.

Désormais, notre quotidien est surtout fait de notifications Slack, Github et de réunions Jitsi : il y a tout une culture de la spontanéité à recréer. Pour y aider, on a mis quelques petites choses en place, à commencer par un espace WorkAdventure qui réplique nos bureaux, nous permet de s'y installer le matin et de s'approcher vers un·e collègue pour lui parler.

This week-end, I've hidden a secret place inside our @Workadventure_ @Elao's virtual office. So today morning my workmates went on a small "treasure hunt" quest. Most of them fared well. 😁 pic.twitter.com/vrfwirYwwa
— Maxime Steinhausser (@ogizanagi) February 1, 2021

Passé le fun du début, hélas, l'habitude de s'y connecter n'a pas été prise. Rien ne remplace la spontanéité de l'oreille qui traîne.

On a aussi tenté de mettre en place Donut, un petit robot Slack qui désigne des paires de collègues ayant la mission de se faire une petit pause café virtuelle dans la semaine.

Dans ce contexte, il est normal de forcer un peu la communication ou les réunions d'équipe informelles. Ce n'est pas simple car ça demande de l'énergie, au quotidien, d'animer tout ça. Si les agitateurs habituels s'y sont essayé au début, tenir sur la durée est une autre affaire.

Nous sommes en mai, il était donc plus que temps de se retrouver, même à distance. On ne pouvait plus attendre, déjà frustré·e·s de ne pas avoir pu faire notre traditionnelle raclette de Noël ou nos pique-niques printaniers habituels au Parc de la Tête d'Or. Alors on a fait comme on pouvait, en tentant de recréer un peu de chaleur dans un format 100 % distanciel. Comment ?

Un format sur 2 jours

Quand la date a été définie, nous avons demandé à l'équipe de garder 2 jours dans leur agenda, sans prévoir de call ni de rendez-vous client et si possible, de rester sur Lyon. Ça nous permettait d'être libre sur nos possibilités, d'envisager un rassemblement si la situation nous le permettait (spoiler alert : hélas, ça n'a pas été le cas).

Oui, on a un emoji :moule:, on vous en parlera plus tard…

Demander au préalable les sujets à aborder

Même si nous avions déjà notre petite idée, l'équipe a été sondée de manière anonyme sur les sujets qu'elle aimerait voir aborder lors du séminaire. Ça permet de voir les redondances, les réelles préoccupations et de ne rien laisser sous le tapis.

Le formulaire envoyé à l'ensemble de l'équipe

Limiter les présentations descendantes

Soyons réalistes, personne n'a envie d'enchaîner des réunions Zoom à écouter des présentations descendantes des chiffres de l'année. C'est le meilleur moyen pour finir comme ça 👇

Bon, je vous avoue qu'on en a quand même fait une, de présentation descendante. Fort heureusement, elle était attendue et semi-interactive, avec des questions à la volée, sans attendre une phase finale de Q&A. Ça a permis de rendre l'ensemble plus vivant.

Petite astuce : pour réveiller les esprits, sans en abuser, ça peut être amusant de commencer par un ice-breaker. Pour l'un des ateliers, tout le monde est allé chercher une peluche de son appart. Ça a le mérite de faire ouvrir sa cam à tout le monde et de faire sourire. Surtout quand on a un très très gros panda (argh, j'aurais tellement dû faire une capture d'écran de ce moment). Ça permet d'éviter ça :

Privilégier des ateliers en groupe

Pour recréer des moments de partage, hors des projets, proposer des activités de groupe est l'un des meilleurs moyens de retrouver un esprit d'équipe, même à distance.

De notre côté, nous avons fait 2 ateliers, l'un individuel avec une mise en commun rapide, l'autre en groupe et une séance de Q&A, préparée elle aussi en groupe.

Petite astuce : préparer les groupes à l'avance pour s'assurer le plus de mixité possible dans les profils.

Premier atelier : "Communiquer à cerveau total"

Un premier atelier que je qualifierais d'« introspectif », dans le sens où il s'agit de faire un petit test qui permet de mieux se connaître et surtout de mieux connaître les autres. En quelques questions, le test permet de savoir quel élément de notre personnalité est prépondérant entre ces 4 : Rationnel, Méthodique, Créatif·ve, Affectif·ve.

L'intérêt de ce test est de comprendre pourquoi chacun·e a une perception différente d'une même situation, selon son prisme propre et sa sensibilité.

À la fin, on a partagé nos petits diagrammes et nous nous sommes placés sur un tableau blanc numérique préparé au préalable. Un atelier qui aurait mérité un petit débrief informel autour d'une bière ou d'un Perrier citron.

Les résultats de notre test HBDI. En voilà une équipe très complémentaire !

Pour la petite histoire, la majorité de notre équipe de techs ressemblait à ça :

Alors que Xavier, fondateur d'Elao, était plus proche de celui-là :

Bref, tout ceci semble bien cohérent !

Deuxième atelier : "Faire rayonner Elao"

Le second atelier faisait l'objet d'un brainstorming en groupe afin de trouver des idées pour faire rayonner Elao à l'extérieur, avec la contrainte de proposer une présentation uniquement visuelle, permettant ainsi d'éviter de s'enquiller des présentations PPT de plusieurs pages.

Plein de très bonnes idées en sont ressorties, que vous ne manquerez pas de voir prochainement prendre vie (enfin, on l'espère !).

Voici une petite sélection de présentations d'idées, à vous de deviner de quoi il s'agit…

Troisième atelier : séance de Q&A

À la toute fin des deux journées et après avoir digéré la masse d'informations, l'équipe a eu la possibilité de poser toutes les questions restant en suspens. Finir là-dessus permet de faire émerger des discussions très riches et surtout de lever toute ambiguïté qui aurait pu se créer concernant les messages passés.

Petite astuce : permettre la préparation des questions en groupe, ce qui permet de faire émerger les sujets importants mais également aux plus introverti·e·s d'être tout de même représenté·e·s, via la voix de quelqu'un d'autre.

User et abuser des outils à notre disposition

Il ne faut pas avoir peur d'utiliser les outils accessibles aujourd'hui, même pour du one-shot, une version d'essai d'un outil payant peut largement suffire. Nous sommes passé de Jitsi via Workadventure à Discord et Miro sans hésiter. Si nous avions eu plus de temps de préparation, j'aurais peut-être même mis en place un petit Wooclap pour permettre de générer encore plus d'intéraction lors de la première présentation.

Garder des moments de pauses

Le format 4 demies-journées = 4 moments ensemble a été très apprécié, parce qu'il avait le mérite de permettre de souffler, de répondre à un client, de faire une petite revue de code, de pousser un petit fix… sans être obligé d'avoir l'œil sur sa boîte mail ou ses notifs Slack pendant les ateliers. Donner des temps de respiration permet à chacun·e d'être réellement présent·e pendant les moments de partage.

C'est un format que nous aimerions beaucoup voir se développer pour les conférences en ligne.