L'arrivée de nouvelles personnes au sein d'une équipe est toujours un moment marquant dans la vie d'une entreprise. Elle est très stimulante pour l'équipe car elle marque une rupture appréciable avec la routine quotidienne et peut donner lieu à de très belles rencontres. Néanmoins, c'est une étape importante qu'il convient de préparer au mieux, dans l'intérêt de tous.
En effet, dans un contexte professionnel où les profils techniques sont très convoités et les renouvellements de personnel assez fréquents, il s'agit pour l'entreprise de renvoyer une image aussi positive que possible aux nouveaux arrivants. Et pour les nouvelles recrues, il s'agit de surmonter les appréhensions que ne manque pas de susciter un changement professionnel et de se sentir rapidement à l'aise dans leur nouveau milieu.
Au cours de la rentrée 2022, elao a accueilli dans son équipe de développement trois nouvelles personnes au cours de la même semaine. L'occasion pour nous d'affiner notre procédure d'accompagnement et de la confronter à l'épreuve du réel. Retour sur cette expérience et sur les enseignements que nous en tirons …
Le contexte
Une semaine de septembre peu banale pour nous : à quelques jours d'intervalle, trois personnes franchissent pour la première fois, avec plus ou moins de timidité, le seuil des locaux d'elao. Trois personnalités, et autant de profils différents, auxquels il convient de réserver le meilleur accueil possible. Camille, Romane et Quentin viennent donc de rejoindre notre équipe de développement.
Romane, étudiante en première année de Master d'informatique, débute son alternance chez elao où elle compte bien parfaire et mettre en pratique ses connaissances en développement. Camille, diplômée d'un Master 2 en informatique et forte de cinq années d'expérience en développement PHP et Symfony, souhaite exercer ses talents dans une nouvelle entreprise où elle pourra diversifier ses compétences. Quant à Quentin, le doyen, il est développeur PHP depuis peu de temps car il a auparavant exercé ses talents dans d'autres domaines (la communication et la culture, notamment), mais a souhaité rejoindre elao pour se frotter aux bonnes pratiques qui y sont prônées.
Xavier Gorse et l'équipe avaient été séduits par le profil de ces trois candidats, mais accueillir trois nouveaux la même semaine était inédit pour elao. Il fallait nous assurer que nous étions en capacité d'intégrer autant de nouvelles recrues dans des conditions satisfaisantes et de dégager du temps pour les accueillir et les former. Jusqu'à présent, l'accueil des nouveaux se faisait assez naturellement et sans heurt en se basant sur nos expériences précédentes, et n'avait pas fait l'objet d'une formalisation avancée. Mais les circonstances nous ont incités à nous préparer au mieux à cet événement.
La préparation et les questions soulevées
L'intégration de nouveaux employés implique plusieurs intervenants et des actions de toutes natures : administratives, organisationnelles, techniques, humaines, pédagogiques, etc. Cela débute bien avant l'arrivée des intéressés par de passionnantes démarches administratives auprès de fabuleux organismes (Urssaf, sécurité sociale, mutuelle, etc.). Ces aspects sont pris en charge avec brio par le duo de choc que constituent Guewen et Océane. Puis intervient la création de divers comptes de login utiles au quotidien : Gitlab, Lucca (notre logiciel de gestion des ressources humaines), Gmail, etc. Et bien entendu, les commandes de matériels informatiques sans lesquels un développeur est aussi démuni qu'un artiste sans talent (écrans, ordinateurs portables).
Se posent ensuite plusieurs questions :
- Doit-on dégager du temps à un tuteur désigné pour se consacrer à l'accueil des nouveaux ?
- Quelle pédagogie adopter pour qu'ils ne se noient pas sous le flot incessant des informations à assimiler ?
- Comment assurer leur montée en compétence et l'assimilation des pratiques propres à l'entreprise sans frôler l'indigestion ?
- Quels projets et quelles tâches leur réserver pour qu'ils gagnent en confiance ?
- Quels sont les aspects techniques et organisationnels qui méritent d'être documentés pour capitaliser sur notre expérience ?
Toutes ces questions n'appellent pas nécessairement de réponses définitives, mais se les poser, c'est déjà se soucier du confort de nos futurs collaborateurs et les aider ainsi à surmonter les enjeux d'une transition professionnelle, toujours intimidante.
Quelques éléments de réponse
Compte tenu du contexte très particulier, à savoir l'arrivée simultanée de plusieurs développeurs aux profils plutôt junior, il a été décidé de porter un soin tout particulier à l'accueil des nouveaux arrivants, considérant que cet effort pourrait également nous être bénéfique dans la perspective des prochains recrutements.
J'ai donc été désigné pour accompagner les nouvelles recrues au cours des premières semaines et libéré pendant un temps de toute charge opérationnelle pour mieux me consacrer à leur intégration. Je sortais d'une mission de deux ans chez un client, marquée par un contexte technique et métier assez compliqué. Durant ma mission, j'avais particulièrement apprécié l'esprit d'entraide qui avait régné au sein de l'équipe et avais été très sensible à la qualité de l'accompagnement dont j'avais bénéficié à mon arrivée. L'occasion m'était donc offerte de ré-intégrer l'équipe d'elao en douceur et de m'efforcer d'instaurer auprès de nos nouveaux collègues le même climat que j'avais tant apprécié durant ma mission.
Les premiers pas au sein d'une nouvelle entreprise sont cruciaux et une mauvaise impression de départ peut s'avérer catastrophique pour la suite des événements. Il faut en particulier veiller à ne pas laisser les nouveaux arrivants livrés à eux-mêmes. Une visite guidée des locaux, aussi brève soit-elle, et une présentation de l'équipe sont le minimum à fournir. Que penser de vos nouveaux collègues si à la pause déjeuner tout le monde s'éparpille sans même s'être assuré que vous connaissez les lieux de restauration à proximité ou sans vous avoir proposé de les accompagner ?
La masse d'informations à assimiler lorsque l'on occupe un nouveau poste peut rapidement s'avérer écrasante et il importe donc de transmettre un maximum d'informations et de connaissances sur l'entreprise de la manière la plus vivante et la plus digeste possible. Il est notamment conseillé d'aménager des créneaux consacrés à des activités qui requièrent moins d'efforts de concentration et d'alterner les périodes de passivité et d'activité. Equilibre très théorique que nous nous sommes efforcés de respecter sans nécessairement en maîtriser les subtilités …
Avant d'entrer dans le vif du sujet, les premiers jours sont consacrés à l'installation et la configuration des postes de travail : PHPStorm, Git, Google Chrome, manala, 1Password, création des comptes Github, configuration des boîtes mail, etc. Une checklist existe répertoriant toutes les étapes obligatoires ou optionnelles pour disposer d'un poste de travail fonctionnel. L'occasion également de vérifier sa pertinence et de la réactualiser si nécessaire.
Notez qu'elao a instauré une cagnotte du nouvel arrivant, c'est-à-dire une réserve d'argent exceptionnelle dont disposent les intéressés pour faire l'acquisition d'équipements d'appoint qui ne font pas partie de la dotation par défaut (tapis de souris, souris, clavier, adaptateurs USB, housse d'ordinateur, casque audio, etc.).
Autre activité qui permet une entrée en matière sans pression particulière : la rédaction des nouveaux profils pour notre site web. L'occasion de :
- s'approprier son poste de travail
- vérifier son installation,
- créer sa première pull request,
- se familiariser avec le workflow Git en vigueur chez elao,
- réaliser son premier déploiement en production.
Et le sentiment d'officialiser sur la toile son appartenance à la tribu …
Les deux premières semaines ont également donné lieu à diverses présentations sur les aspects organisationnels et techniques. Citons en vrac parmi les thèmes abordés, un topo aussi court qu'efficace sur la sécurité des postes et les bonnes pratiques pour ses mots de passe, un brief sur les aspects commerciaux dispensé par Xavier pour présenter le tout début du cycle de vie d'un projet client ainsi que nos axes de communication, une présentation succincte sur l'utilisation et l'intérêt de manala dans nos projets, la présentation du métier d'intégrateur par Amélie pour faciliter le dialogue avec les développeurs Back, ou bien encore une introduction au DDD (Domain Driven Design), une méthodologie de développement qui structure la plupart de nos projets, etc.
Les premiers pas en mode production
Passée la période de chauffe, arrivent enfin après quelques jours les premiers développements tant attendus sur des projets clients. Le plongeon dans le grand bain en quelque sorte …
Il est important d'insister auprès des nouveaux sur le fait que leurs premières interventions sur projet font toujours partie de leur accompagnement : une manière de les mettre en confiance, et de ne pas leur infliger une pression contre-productive. Ils sont également sensibilisés à l'exercice délicat de la revue de code : leurs premières PR risquent d'être abondamment commentés, mais il ne doivent surtout pas s'en inquiéter, ni s'en offusquer, cela fait partie intégrante de l'apprentissage. Les bonnes pratiques, l'outillage, le linting, l'intégration continue, le cycle de vie d'une PR, les conventions de codage et les modèles propres à l'entreprise ne s'assimilent pas du jour au lendemain et nécessitent de la pratique, encore de la pratique, et toujours de la pratique.
Avant d'être parachutés sur un projet, Camille, Romane et Quentin ont bénéficié d'une présentation générale de l'application sur laquelle ils allaient intervenir, portant notamment sur les principaux concepts métiers, les principales fonctionnalités et les particularités techniques du projet. C'est aussi l'occasion pour nous de nous assurer que les README des projets comportent toutes les informations nécessaires pour débuter sur le projet et l'aborder sereinement. Et le cas échéant, compléter la documentation, et rappeler à tous que la documentation nous appartient, qu'elle est à notre service et que nous avons la responsabilité de la faire évoluer lorsque le besoin se fait sentir ou lorsque des manques flagrants sont identifiés.
Il convient également d'assigner aux nouveaux des tâches abordables, avec une difficulté croissante, afin de les mettre en confiance. Dans tous les cas, quelle que soit la difficulté de leur tâche, ils doivent pouvoir compter sur le soutien sans condition de toute l'équipe. Certaines tâches plus complexes peuvent être prises en charge en pair-programming pour une meilleure transmission des compétences.
Noter qu'à partir du moment où les nouveaux s'attaquent à des fonctionnalités client, le tuteur s'efface peu à peu, et c'est progressivement l'ensemble de l'équipe qui assume les fonctions d'accompagnement.
Enfin, Sébastien, notre coach maison, a instauré des entretiens réguliers avec les nouveaux arrivants pour connaître leur propre ressenti sur leur situation, s'assurer que leur intégration se déroulait dans les meilleures conditions, et éventuellement identifier des axes d'effort pour améliorer notre accompagnement.
Et si c'était à refaire ?
Tout n'a sans doute pas été parfait … Il s'agissait pour nous d'une première et nous avons sans doute des points à améliorer.
Mais globalement, la phase d'intégration a été très bien perçue par nos nouveaux collègues.
Vous vous interrogez peut-être sur l'efficacité de la démarche, sachant l'impact qu'elle peut avoir sur la productivité de l'équipe. Elle mobilise en effet pas mal d'énergie et de temps consacrés aux diverses présentations, entretiens, séances de pair-programming, explications techniques au débotté … Mais c'est le prix à payer pour garantir un accueil de qualité, et au final, nous estimons que la courbe d'apprentissage de nos nouveaux collègues a largement justifié notre implication. Camille, Romane et Quentin se sont en effet rapidement acclimatés à leur nouvel environnement et se sont montrés opérationnels et autonomes dans des délais tout-à-fait satisfaisants.
Et puis au-delà des considérations mathématiques, nous estimons que la plupart des actions d'accompagnement que nous avons mises en oeuvre sont le moins que l'on puisse faire pour garantir à nos collaborateurs une intégration réussie. Par ailleurs, la transmission des savoirs est une tâche à la fois noble et gratifiante, qui peut apporter tout autant de satisfaction qu'un code de qualité …
Enfin, notre procédure d'accueil s'est sans doute améliorée avec cette expérience, mais quoi qu'il en soit, elle demeure un travail à affiner encore et toujours, car la matière humaine ne se prête pas facilement aux formalismes trop convenus.