[Épisode 3/5] On suit son développement et on prépare la suite

Notre alternante est arrivé·e depuis quelques semaines, il/elle prend ses marques et du côté des tuteur·rices on prépare les grandes phases du suivi tout au long de l’année sans oublier d’anticiper la suite (la fin de l’alternance et/ou le début d’un nouveau cycle).

Le suivi

Le suivi des alternances a été le point central pour répondre à ce besoin de cadrage et d’accompagnement.

Tout d’abord, nous laissons notre nouvel·lle arrivant·e s’adapter à son environnement après son premier jour au sein de l’agence, mais nous faisons un point en fin de semaine afin de prendre en considération ses premières impressions : est-ce que cette première semaine s’est bien déroulée ? Est-ce qu’il/elle commence à te sentir plus à l’aise ? Est-ce que son intégration se passe bien ? A-t-il/elle des retours à nous faire ? etc. L’idée est de pouvoir prendre la température, valoriser ce qui semble bien fonctionner et être capables de réagir rapidement si un problème se fait ressentir.

Ensuite, nous proposons un second échange à la fin du premier mois. Ce dernier a pour but de faire le point sur son rapport d’étonnement et sur les autres documents qu’il aura pu remplir (le test de Kolb, les facteurs de motivation).

Après ce deuxième échange, commencent les entretiens de suivi qui ont lieu tous les 2 mois. Ces entretiens de suivi ont la même structure et reposent sur un document composé comme suit :

• Un premier onglet général qui va nous permettre d’avoir une vue d’ensemble des retours de l’alternant avec un tableau récapitulatif.
• Un second onglet qui nous donne une vue générale sous forme de graph dynamiques.
• Un onglet par entretien de suivi dans lequel il répond à des questions récurrentes via un système de notation (via une météo, des chiffres, des niveaux de satisfaction) et à des questions que nous préparons en amont, en lien avec sa formation.

Le but est de remplir ce document avec le tutoré, c’est pourquoi il est projeté lors de l’entretien de suivi, afin que l’ensemble des participants de cette réunion puisse voir les mêmes informations.

Vous l’aurez compris, l’objectif de ces suivis est de s’assurer que l’alternant se sente en phase avec ses missions, à l’aise au sein de l’agence et que l’on réponde bien à ses attentes. C’est donc à nous, accompagnant, de veiller à faire remonter les points de frictions éventuels afin qu’ils puissent être résolus et que la situation ne se dégrade davantage. C’est également l’occasion de noter les bonnes pratiques et les valoriser. Pour cela, lorsque nous avons fait passer les entretiens de suivi pour l’ensemble de nos alternants, nous faisons un point auprès de la Direction afin de leur faire remonter les sujets notables, les points de vigilance et de définir, le cas échéant, des actions à mettre en place.

Fin de cycle

Durant ces suivis, si l’alternant.e est en dernière année avant une éventuelle embauche, nous veillons à ce qu'il/elle ait des échanges réguliers avec la Direction pour aborder ce sujet en amont.

Lorsque la fin du cycle approche, nous préparons un entretien de fin de cycle. Ce dernier a pour but de clôturer le cycle en cours. Il peut donc avoir 3 objectifs différents :

• Si l’alternant·e reste pour une année supplémentaire d’alternance, cet entretien permettra de préparer le second cycle.
• Si l’alternant·e termine son contrat d’alternance et souhaite continuer au sein de l'agence, cet entretien marquera la fin de son parcours en tant qu'alternant et servira à préparer sa transition vers un statut d’employé.e à temps plein au sein de l’agence.
• Si l’alternant·e termine son contrat d’alternance et ne souhaite pas rester au sein de l’agence, cet entretien permettra de mettre un point final à son alternance chez Elao, de récupérer ses feedbacks et de lui transmettre les nôtres afin qu’il/elle puisse avoir tout le bagage nécessaire pour sa nouvelle expérience professionnelle.

Dans tous les cas, afin de préparer cet entretien de fin de cycle, nous avons conçu plusieurs supports :

• Un premier document que nous transmettons à notre alternant·e et qu’il/elle devra compléter pour l’entretien. Ce support permet non seulement de faire un point sur l’année écoulée mais également de prendre du recul sur son savoir-faire et savoir-être**. On lui demande entre autre :

  • quelles sont les compétences qu’il/elle a acquises durant cette année
  • quels sont les logiciels/techno qu’il/elle maîtrise
  • quelles ont été les difficultés rencontrées
  • comment il/elle se situe sur une liste de soft skils
  • comment s’est passée son intégration au sein de l’agence
  • quels axes d’amélioration pourrait-il/elle nous suggérer
  • son avis sur l’accompagnement de son alternance
  • l’ambiance au sein de l’agence, sa relation avec son/ses tuteur·s On lui demande également de choisir un TOP et un FLOP afin de clôturer ce document.

• Du côté des tuteurs, un support est également mis en place pour fournir un retour à l'alternant. Nous partageons d'abord un feedback à la fois général et personnalisé, puis nous complétons le tableau des soft skills pour comparer nos évaluations. Cela permet souvent de mettre en évidence les écarts entre l'image que l'alternant a de lui-même et celle perçue par les autres. Dans le cadre d’une fin d'alternance, nous recueillons les retours de plusieurs collègues via un document structuré afin de lui transmettre des conseils et encouragements pour la suite.

• Enfin, nous accompagnons cet entretien d’une présentation reprenant les grands pans que nous allons aborder et la synthèse** du suivi de l’année.

On résume ?

À travers ces trois épisodes, nous avons évoqué beaucoup d'étapes et de documents, voici un visuel récapitulatif pour vous y retrouver.

Voilà ! Nous vous avons partagé l’ensemble de notre processus d’accompagnement.😀 Dans le prochain épisode, il sera l’heure de faire le bilan de cette expérience !